من أبرز نقاط الضعف التي تعاني منها الشركات الصغيرة وكذلك الأفراد أصحاب المشروعات أن الكثيرين منهم لا يعتمد علي تطبيقات متخصصة في إدارة المشروعات. ويمضي في مشروعه بلا تخطيط أو إدارة علمية سليمة تراعي تسلسل الخطوات وتحسب العائد علي التكلفة وترصد المشكلات إلي غير ذلك من أمور تتطلب إدارة جيدة, وهي جوانب تعاملت معها بصورة مكثفة ومباشرة برامج إدارة المشروعات التي صممت لتحول أشياء كثيرة إلي مشروعات يمكن التخطيط لها وتنفيذها بجداول زمنية محددة, وبالطبع فإن برنامج مايكروسوفت لإدارة المشروعات يعد من البرامج الشهيرة في هذا الصدد, لكنه ليس الوحيد علي الساحة, فهناك الكثير من البرامج المجانية مفتوحة المصدر التي يمكنها القيام بالوظيفة نفسها, وتعد مفيدة للأفراد وأصحاب الشركات الصغيرة ممن يرغبون في التعلم والتدريب بلا تكلفة تضغط علي شركاتهم وأعمالهم. وفكرة تطبيقات إدارة المشروعات تتركز وتدور حول وسيلة أساسية تسمي بمخططات جانت أوGanttcharts والتي تستخدم لتمثيل كل خطوة من خطوات أي مشروع علي شكل شريط مرئي بار, إذ تربط هذه الأشكال المرئية بقوائم من الموارد( البيانات) خاصة بكل مهمة( مثل الشخص المنفذ, فريق العمل, الشركة, أو أي كيان آخر مسؤول عن تنفيذ هذه المهمة). وكل شيء أو عنصر مما سبق يتزامن مع التقويم, بمعني أن دخول أي عنصر أو استخدامه في المشروع يرتبط بتاريخ معين, حيث يعطي التقويم بيانات حديثة عن التقدم الحادث في المشروع في أي وقت من دورة حياته. ومع بساطة الفكرة القائمة عليها هذه التطبيقات, إلا أن التخطيط للمشروعات باستخدامها عملية ليست سهلة, خاصة إذا كان البعض لا يألف أو يعرف المنهجيات المستخدمة في هذه التطبيقات, وبالتالي فإن تعلم استخدام تطبيقات إدارة المشروعات أمر بمثابة تنفيذ مشروع في حد ذاته. وفي الواقع فأمام تطبيقات إدارة المشروعات عدة تحديات أولها التدريب وتعلم استخدامها وهذه تكلفة في حد ذاتها, وللعمل عليها يجب دفع تكلفة ليست قليلة فبرنامج مايكروسوفت أوفيس بروجكت بسبب هيمنته علي السوق وانتشاره بين المستخدمين, فثمنه حوالي600 دولار وهو ما يمثل عائقا كبيرا أمام انتشار استخدام تطبيقات إدارة المشروعات. ولهذا فإن علي المبتدئين والمتدربين سواء من بين الأفراد أو الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تخطو أولي خطواتها في السوق, أن تبحث عن بدائل, ولحسن الحظ فهناك بدائل كثيرة تلبي جميع احتياجات الراغبين وكلها مجانية تقريبا, منها ما يفيد في التدريب ومنها ما يهتم بالتفاصيل ومنها ما يغني تماما عن برامج كلفتها باهظة وهذا عرض موجز لأهم هذه البدائل. برنامجGantter.com بالرغم من أنه برنامج يستخدم علي الإنترنت إلا أنه لا يحتوي علي وظائف للعمل الجماعي, بمعني أنه عبارة عن تطبيق سطح مكتب عادي لكنه علي الويب فتحميله لا يأخذ إلا ثوان معدودة, كما أن استخدام قوائمه ووظائفه يتم بسرعة كبيرة وهو يشبه في شكله تطبيق مستندات جوجل جوجل دوكس. ولأن البرنامج خلاف مايكروسوفت بروجكت لا يحتوي علي وظائف العمل الجماعي والمزامنة مع تقاويم مختلفة عبر موارد بيانات مختلفة وعمله خلال شبكة بها مستخدمين أكثر, إلا أن هذا البرنامج يركز ببساطة علي التخطيط والزمن وتقدير ميزانية المشروعات في أبسط وأسعر وأكثر طريقة محددة ممكنة في إدارة المشروعات. ويمكن استخدام ملفات مايكروسوفت بروجكت أو استيرادها في جانتر دوت كوم إذا ما تم تصديرها بلغة إكس إم إل, لأنه لا يستطيع قرائتها بصورتها الحالية, ولهذا لا يستطيع البرنامج حفظ خطة المشروع بتنسيق ملفات أوفيس بروجكت. وأفضل مزايا هذا البرنامج أنه يعلم كيفية إنشاء المشروعات وخططها من خلال الدليل التعليمي الذي يوفره موقع البرنامج علي صفحاته, لكن يجب أن نعلم أن البرنامج لا يوفر وظيفة طباعة لطباعة ملفات المشروع. برنامج جانت بروجكت أحد التطبيقات المفتوحة المصدر ومكتوب بلغة الجافا ويعمل علي ويندوز وماكنتوش ولينكس وما يتميز به البرنامج أنه يستخدم الألوان بحرية في الأشكال المرئية لأن باقي البرامج الأخري تقيد عدد الألوان المسموح باستخدامها في الأشكال المرئية. وتخصص التقاويم فيه بسهولة, حيث يمكن تحديد أيام العمل وأيام العطلات, لكنه لا يستطيع تجزئة خطط المشروع إلي ساعات, بمعني ربط تنفيذ أجزاء من الخطة بتوقيت زمني بالساعات, بمعني أن خطة المشروع تربط بجدول زمني يومي. ويمكن طباعة ملفات أو خطط المشروع مباشرة من خلال هذا البرنامج ومعاينتها قبل الطباعة وكذلك إمكانية ضبط عرض المخطط والنقر علي أحجام مختلفة للصفحة بحيث نضمن طباعتها بصورة سليمة. ويمكن استيراد وتصدير ملفات مايكروسوفت بروجكت, لكن ببعض الحذر حيث قد يحدث خطأ ما, لكن بتحويلها إلي إكس إم إل, يمكن حل هذه المشكلة, ويمكن أيضا تصدير ملفات أو خطط المشروع إلي تنسيقCSV أو ما يسمي بجداول البيانات المفصولة قيمها بفواصل. بالإضافة إلي أن البرنامج يمكنه إنشاء مخططات بيرتPERT. برنامج جي إكس بروجكت تطبيق بلغة الجافا يقول منشؤه بيتر هوكنز أن فكرة البرنامج جاءت بعد وقت طويل من الإحباط في التعامل مع برامج لم تعطه نتائج مرضية في التعامل مع موارد بيانات في أوقات معينة أو يتم التعامل معها في مواقع جغرافية مختلفة ذات توقيتات زمنية مختلفة, وذلك لأن هناك تطبيقات إدارة مشروعات لا تدعم استخدام الفواصل الزمنية الأقل من ساعة, لكن هذا البرنامج يمكنه العمل علي مهام مدتها دقائق. ويحتوي هذا البرنامج علي أداة رائعة تسمي محسن الموارد التي يمكنها تحليل المشروع وتحسب أجزائه, علي سبيل المثال عندما تكون هناك فترات زمنية طويلة بشكل غير عادي مخصصة لمهام معنية, ولذلك فإن الأداء تفرز هذه المهام وتحدد لها الأولوية وبالتالي يمكن تقصير دورة حياة المشروع المليء بالتفاصيل. والبرنامج مجاني الاستخدام لكن يحتوي علي شريط إعلاني في الركن الأيمن العلوي من نافذة البرنامج, والتخلص من هذه الإعلانات يكلف المستخدم رخصة ب20 دولارا صالحة لاستخدام خمسة أشخاص. أوبن بروجكت برنامج مفتوح المصدر ومن المتوقع أن يصبح أشهر برامج إدارة المشروعات وذلك بشكل أساسي يرجع إلي توافقه الكامل مع مايكروسوفت أوفيس بروجكت( وطبقا لموقع البرنامج, فقد تنزيل أكثر من1250000 نسخة منه), ويعمل علي ويندوز وماكنتوش ولينكس. ويتميز هذا البرنامج باحتوائه علي أنواع كثيرة وموسعة من استخدام المخططات والأشكال المرئية فبجانب مخططات جانت وبيرت, هناك مخططاتWBS وRBS وحساب القيمة المكتسبة وبعض الطرق الأخري في استخدام التخطيطات. علاوة علي أن التحكم في هذه الأشكال يتم علي أساس سحب وإفلات المربعات وتتغير مسارات البيانات بعد ذلك تلقائيا. والبرنامج من الناحية الفنية والعملية, هو أفضل برامج إدارة المشروعات تقريبا حيث يجمع بين بساطة ووضوع الأشكال والمخططات في جانتر دوت كوم/ وبين تعقدها وتتعدد طبقات البيانات في برنامج جي إكس بروجكت, حيث يحافظ أوبن بروجكت علي التوازن المطلوب في عرض المخططات. ويضيف البرنامج لشريط كل مهمة اسم المورد الذي تعتمد عليه ويحتوي البرنامج علي المزايا والوظائف التي تحتوي عليها البرامج السابقة. ومرة أخري, فإن أكبر ميزات هذا البرنامج أنه يستطيع فتح جميع ملفات مايكروسوفت بروجكت بالإضافة إلي احتوائه علي وظائف ومزايا البرامج المفتوحة المصدر. برنامج أوبن وورك بينش برنامج مفتوح المصدر لكن لا يعمل إلا علي حاسب مثبت عليه برنامج جافا فيرتشوال ماشين, والبرنامج مجاني بشرط التسجيل في موقع البرنامج علي الإنترنت ويمكن التدرب عليه ب150 دولارا. والبرنامج لا يستطيع فتح أي ملفات حفظت بتنسيق مايكروسوفت بروجكت إذ أنه يقبل فقط ملفات إكس إم إل وتنسيق ملفاته, لكن يمكنه في نفس الوقت استيراد جميع الملفات المكتوبة بلغة إكس إم إل التي تم إنشاؤها بمايكروسوفت بروجكت. وتنقسم شاشة عرض البرنامج إلي ستة أقسام تبين المخطط وقائمة المهام ومدة هذه المهام والتقويم والموارد وجدول التوفر للموارد, ويمكن إعادة ضبط حجم جميع هذه الأقسام من خلال الضغط بالماوس مع السحب لحدود هذه الأقسام, وفائدة هذه الميزة علي خلاف التطبيقات الأخري أنه تتيح للمستخدم إمكانية رؤية جميع البيانات في شكل صورة مجمعة للخطة بأكملها بمجرد فتح البرنامج. وعلي الرغم من أن التكنولوجيا هدفها التيسير وسرعة إنجاز المهام, لكن اختيار التقنية الملائمة ذو أهمية قصوي, ومن شأن وجود بدائل متنوعة من تقنية ما أن يوفر للمستخدم الوسيلة المناسبة بشرط أن يعرف احتياجاته مسبقا فإذا كان المستخدم فردا أو مجموعة أفراد يرغبون في تعلم أساسيات تخطيط المشروعات وإدارتها, فبرنامج جانتر دوت كوم هو السبيل السريع والأفضل للتعليم والتدريب. أما عند التركيز علي وجود برنامج يحتوي علي أكبر قدر من المرونة في عرض أشرطة المهام في المخططات, فجانت بروجكت هو المناسب مع تنوع الألوان التي يمكن استخدامها في عرض المهام, بينما يحافظ جي إكس بروجكت ويهتم بدقة التفاصيل في إنشاء خطة مشروع علي حساب المخططات المرئية واستخدامه للإعلانات. ومن يهتم بالتوافق التام والواضح مع مايكروسوفت بروجكت المهيمن تقريبا علي سوق إدارة المشروعات رغم كلفته العالية(600 دولار), دون تحمل تكاليف فهناك برنامج أوبن بروجكت الذي يمكنه عرض جميع الملفات المنشأة بمايكروسوفت بروجكت مع احتوائه علي جميع مزايا التطبيقات الأخري وفوق كل ذلك بدون مقابل.
