تفعيلاً لبروتوكول التعاون بين وزارتي الثقافة والاتصالات بشأن تطوير البنية التكنولوجية ورقمنة المحتوى الثقافي والفني لهيئات وزارة الثقافة، عقد ممثلو قطاعات وهيئات وزارة الثقافة المتعددة اجتماعها الأول مع الوفد الممثل لوزارة الاتصالات المنوط بتنفيذ البروتوكول لوضع الملامح المتعلقة بآليات تنفيذ برنامج التراسل الإلكتروني الذي يعد اولى المحاور المستهدف تنفيذها بقاعة المؤتمرات بالمجلس الأعلى للثقافة. واستعرض الوفد الممثل لوزارة الإتصالات خلال الإجتماع العديد من الأهداف المتصلة بما يمكن ان يحققه مشروع التراسل الالكترونى من تحويل أنظمة التراسل للمكاتبات الحكومية من النمط الورقي إلى النمط الإلكترونى بالشكل الذي يحد نوعاً ما من التباطؤ الذى تستغرقه الدورة المستندية المتداولة بشكل ورقي مقارنة بما هو مقترح في سبيل سرعة انجاز المهام المتعلقة بهذا الشأن. واكد الوفد على أن تطبيق هذا النظام فى التراسل يتيح العديد من الإمتيازات للقطاع منها سرعة الاستجابة للمطالب العاجلة في العمل، التخلص من الوقت الضائع في نقل المراسلات يدوياً، ميكنة المراسلات بين الوزير ورؤساء القطاعات والمستويات الإدارية الأدنى، أرشفة المراسلات بطريقة إلكترونية ، سرعة البحث والاستعلام عن المراسلات ، الرقابة على أداء الجهات الداخلية بالوزارة. كما تطرق الاجتماع للعديد من المناقشات والمداخلات منها مدى إمكانية توافر الإمكانات المتاحة لكل قطاع محل تنفيذ البرنامج وملائمتها لذلك ، ضمان سرية المعلومات وتداولها بين الأفراد التى يشملهم البرنامج، بحسب القطاعات التى تم تحديدها بشكل مبدئي للبدء بها فى تطبيق البرنامج. وقد انتهي الاجتماع الي بعض التوصيات منها سرعة البدء فى تنفيذ برنامج التراسل الإلكترونى فى أقرب وقت ممكن باستغلال قاعدة البيانات التى تم اعدادها بالفعل للقطاعات المحددة محل التنفيذ من قبل الإدارة العامة للمكتب الفنى لوزير الثقافة. الجدير بالذكر أن المشروع يكفل إمكانية تعظيم الاستفادة من نظم المعلومات والاتصالات من خلال تقديم خدمات عالية الجودة للكيانات الحكومية بما يمكن المسئول الحكومي من استخدام البيانات بصورة مرئية وجذابة واتخاذ القرار المناسب في الوقت الصحيح للمساهمة في تحسين ورفع كفاءة الخدمات الحكومية وإمداد المواطن بأفضل مستوى من الخدمات ، من خلال إتاحته لفكرة الربط بين المكاتب الحكومية المتعددة داخل الحقيبة الوزارية الواحدة مع قطاعاتها المختلفة لتحقيق اعظم استفادة ممكنة.
