تسعى الشركات فى جميع أنحاء العالم جاهدة لحماية بياناتها بسبب عدم إدراك الموظفين مسئوليتهم عن الفوضى الرقمية، المتمثلة بانتشار الوثائق والملفات الرقمية، دون التفكير فى العواقب الأمنية. ووجد تقرير عالمى أعدته كاسبرسكى لاب بعنوان «ترتيب الفوضى الرقمية فى الشركات» عددًا من الصِّلات التى تربط بين قيام الفوضى الرقمية فى العمل، والعادات البشرية المعيشية التى تقف وراءها، مثل ترتيب الثلاجة. وكشف التقرير عن أن 95% ممن يرون ثلاجاتهم مرتبة، أو مرتبة إلى حد ما، قالوا الشيء نفسه عن حياتهم الرقمية فى العمل. وتشتمل الفوضى الرقمية على الملفات والمستندات والبيانات التى تُنشأ فى العمل، دون أن يكون للشركة رؤية كاملة لها، أو تحكم فى طريقة تخزينها، أو ضبط للوصول إليها. ويخزن 72% من الموظفين مستندات فى العمل تحتوى على بيانات شخصية أو حساسة، إذا انكشفت للآخرين فإنها قد تتسبب للشركة بأضرار مالية، أو مشاكل تتعلق بالسمعة، وهى أضرار قد تلحق بالموظفين والعملاء. وتُعد معالجة الفوضى الرقمية تحديًا يواجه الشركات، لكن أهم الخطوات اللازمة للتصدى لها تتمثل فى معرفة المسؤول عنها. ويرى ما يقرب من ثلاثة أرباع الموظفين (71%) أن قادة الأعمال، أو فرق تقنية المعلومات، أو فرق الأمن الرقمي، وحدهم ينبغى لهم أن يتولوا المسئولية عن ضمان منح حقوق الوصول المناسبة إلى البريد الإلكتروني، والملفات، والمستندات. لكن المشكلة تكمن فى وجود مجال للخطأ البشري، مع أن فرق تقنية المعلومات والأمن قادرة على التحكم فى منح الموظفين إمكانية الوصول إلى الملفات والمجلدات، أو منعهم منها. ويمكن للموظفين - سواء كان ذلك الخطأ بقصد أو بدون قصد - إعطاء زملائهم فى العمل، أو آخرين خارج العمل، إمكانية الوصول إلى بيانات الاعتماد الخاصة بهم، أو تجاوز مسئولى تقنية المعلومات، بأدوات جديدة خاصة بتنسيق الأعمال. ويجب على الموظفين - فى ظل عملهم على إنشاء مستندات متعددة، والعمل المتزامن عليها مع زملائهم - تحمل مسئولية أفعالهم، التى قد تتسبب فى حدوث الفوضى الرقمية. ووجد التقرير أن فى حياة الموظفين المعيشية اليومية عادات قد ترتبط بإنشاء الفوضى الرقمية، كما أظهر أن غالبية الموظفين لديهم عادات متشابهة بين تنظيم ثلاجاتهم، وتنظيم حياتهم الرقمية، إذ قال 88% ممن يرتبون ثلاجاتهم قبل الذهاب فى عطلة: إنهم يفعلون الأمر نفسه فى ملفات العمل. وأكد (مكسيم فرولوف) - نائب الرئيس فى المبيعات العالمية لدى كاسبرسكى لاب - أن على قادة الأعمال فى ظل الارتفاع الكبير فى أحجام البيانات، أن يلاحظوا الفوضى الرقمية، ومخاطر الأمن المحتملة، وقال: «صحيح أن تنظيم الثلاجة فى المنزل لن يضمن متانة الدفاعات القائمة فى وجه الخروقات الأمنية فى الشركات، ولكن تطبيق العقلية نفسها تجاه الفوضى الرقمية سيجعل الموظفين أكثر قدرة على درء التهديدات الإلكترونية، لذلك يجب توعية الموظفين بشأن أفضل الطرق لإدارة أصولهم الرقمية، كما يجب أن تكون هناك حماية بسيطة ولكنها فعالة، لا تضيف التعقيد إلى العمل، بل تخفف منه». ولتجنب الوقوع ضحية للفوضى الرقمية، تنصح كاسبرسكى لاب الشركات بتدريب الموظفين على المهارات العملية، التى يحتاجونها فى العمل اليومي، مثل الحل: Kaspersky Automated Security Awareness Platform المتاح أيضًا باللغة العربية. كما تنصح بتذكير الموظفين - بانتظام - بأهمية اتباع قواعد الأمن الإلكتروني؛ حتى لا تتلاشى مهاراتهم فى هذا المجال، وذلك بتعليق ملصقات تحمل النصائح فى أرجاء المكتب. ويُنصح بإنتاج نُسخ احتياطية من البيانات الأساسية؛ لضمان سلامة معلومات الشركة، مع الحرص على تحديث الأجهزة التقنية وتطبيقاتها بانتظام؛ لتجنب الثغرات الأمنية، التى لم تخضع لعمليات إصلاح.
