في إطار الارتقاء بمستوى الأداء في المصالح والإدارات الحكومية، وتطوير أساليب العمل بها للتيسير على المواطنين في التعامل مع الجهات الحكومية، افتتح المستشار/ عادل عبد الحميد وزير العدل، والدكتور/ محمد سالم وزير الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات مكتب توثيق شمال القاهرة، ومكتب توثيق شبرا، وذلك ضمن أعمال المرحلة الثالثة من مشروع ميكنة مكاتب توثيق الشهر العقاري التي تضم 50 مكتباً منتشرة في جميع محافظات الجمهورية، يأتي ذلك استكمالا لتنفيذ مراحل الخطة الإستراتيجية لميكنة أعمال مصلحة الشهر العقاري والتوثيق في مصر التي تنفذها وزارة العدل بالتعاون مع وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات من خلال بروتوكول التعاون المشترك الذي تم توقيعه بين الجانبين عام 2002 بشأن التطوير والتحديث التكنولوجي لمصلحة الشهر العقاري والتوثيق. حضر مراسم الافتتاح المستشار/ عمر مروان مساعد وزير العدل لشئون الشهر العقاري والتوثيق، والدكتور/ هشام الديب المشرف على قطاع البنية المعلوماتية بوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات، وقيادات وزارتي العدل والاتصالات وتكنولوجيا المعلومات.
يهدف المشروع إلى سرعة الانتهاء من معاملات جمهور المواطنين، وتحسين ظروف العمل للعاملين، ورفع كفاءة الأداء، وتحسين أسلوب الرقابة والإدارة، وتوفير الحماية والأمان للوثائق، مما يساهم كثيرا في التيسير على المواطنين، ومعاونة الإدارة العليا في اتخاذ القرار؛ علماً بأن النظام التكنولوجي الجديد يتميز بكفاءته في التغلب على بطء إنهاء إجراءات التوثيق التي تزداد مع كثرة تردد المواطنين على المكاتب المختلفة، كما تم من خلال النظام الجديد علاج احتمالات الخطأ في الأنظمة اليدوية الحالية، والقضاء على استغلال مساحات كبيرة لتخزين الكم المتراكم داخل أرشيف المكاتب أو الأرشيف العام، وتيسير عملية إصدار التقارير والإحصائيات المطلوبة للإدارة العليا.
بدأت أعمال المشروع بمكينة مكاتب توثيق كل من: مدينة الإسماعيلية , والزيتون, والأزبكية، وقصر النيل وذلك كمشروع استرشادي لميكنة مكاتب التوثيق في مصر، وكنموذج مطور موحد يمكن تطبيقه في المكاتب الأخرى علي مستوي الجمهورية. وفي ابريل من عام 2006 تم الاتفاق على نشر المشروع في 50 مكتب علي مستوي الجمهورية كمرحلة ثانية من المشروع (25 مكتب داخل القاهرة الكبرى، و25 مكتب في باقي محافظات مصر)
حيث تم الانتهاء من أعمال الميكنة الخاصة بها، وتدريب 2000 موظف من موظفيها. كما تم الانتهاء من إنشاء مركز المعلومات الرئيسي لمصلحة الشهر العقاري والتوثيق علي أحدث وسائل تكنولوجيا المعلومات لإدارة منظومة مكاتب التوثيق علي مستوي الجمهورية، حيث يصل المتوسط العام لعدد التوكيلات المميكنة التي يتم إصدارها نحو 100 ألف محرر شهريا.
وبعد نجاح أعمال الميكنة في هذه المرحلة، اتفق الجانبان في مارس 2009 على تنفيذ المرحلة الثالثة من المشروع وتضم 50 مكتبا جديداً، بعد أن تم الانتهاء من زيادة القدرة الاستيعابية لمركز المعلومات الرئيسي لمصلحة الشهر العقاري لكي يستطيع استيعاب المكاتب ال50 الجديدة, كما تم الانتهاء من ميكنة 13 مكتب جديد منهم مكتب توثيق الأحوال الشخصية (زواج الأجانب)، وجاري تدريب العاملين في 15 مكتب أخرى، وتجهيز 22 مكتب هندسياً وفنياً.
وبنهاية هذا العام يكون قد تم الانتهاء من ميكنة 100 مكتب على مستوى الجمهورية بالكامل، وذلك من اجمالى 350 مكتب توثيق تابعة لوزارة العدل منتشرة في جميع محافظات مصر، وذلك بتكلفة إجمالية بلغت نحو 30 مليون جنية.
يذكر أن مكاتب التوثيق التي تم ميكنة العمل بها لا يستغرق زمن المعاملة الواحدة لكل مواطن 10 دقائق على الأكثر، وخاصة بعد الاعتماد علي الدفتر الالكتروني عوضا عن الدفتر اليدوي. كما تتم عمليات المسح والأرشفة الإلكترونية للمعاملات اليومية لأكثر من 250 معامله يوميا للمكتب، وبمتوسط شهري يصل إلى 15 ألف معامله، وإضافتها إلي قاعدة بيانات المشروع التي تضم أكثر من 3.5 مليون معاملة مميكنة.
هذا وقد تم ربط قواعد البيانات الخاصة بهذا المشروع مع قواعد البيانات القومية الأخرى في الدولة مثل قواعد بيانات الرقم القومي، وقواعد البيانات الجغرافية لمشروع السجل العينى الزراعي، وقواعد بيانات الممنوعين من التصرف، وذلك بهدف توحيد مصدر المعلومات حرصا على دقتها ومصداقيتها، والقضاء على الغش أو التزوير، وكذلك اختصاراً لوقت المواطن.
هذا وقد تم من خلال هذا المشروع إتمام وانجاز العديد من المهام مثل: إعادة هندسة مواقع العمل التي نجحت في الحد من الاختناقات داخل مكاتب التوثيق، وتطبيق نظام آلي متكامل يتواكب مع الدورة المستندية المطورة داخل المكاتب، وكذلك تنظيم حركة المواطنين داخلها من خلال تطبيق نظام إلكتروني متخصص. كما وفر المشروع أيضاً فرص عمل لنحو 180 شاب من شباب الخريجين الذين يعملون بالشركات التي تقوم بتنفيذ المشروع في مراحله المختلفة، مما أدى إلى اكتساب هؤلاء الشباب مهارات جديدة في سوق العمل.
كما أتاح المشروع الفرصة لصقل خبرات الشركات المحلية من خلال العمل الفعلي في المشروع مما كان له الأثر الفعال في إتاحة مزيد من الفرص لهذه الشركات للتواجد في السوق الإقليمية والعالمية وتصدير خبرات هؤلاء الشباب لتنفيذ هذا المشروع في دول أخرى.
