يستخدم مرشدو حافلات نقل الحجاج العاملين في مكتب إرشاد حافلات نقل الحجاج بإشراف الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف والنقابة العامة للسيارات ومتابعة وزارة الحج الخرائط التي يصدرها المكتب بنظام ال GPS وتحدد السكن والمكتب وموقع العمارة وصورتها الأمامية مما يضمن وصول الحجاج إلى المقر الصحيح للسكن وذلك بالتعاون مع مؤسسات الطوافة ذكر ذلك مدير المكتب المهندس فيصل بن عبدالرحمن أسرة. وأضاف المهندس أسرة أن عملية انجاز تكون باستلام العناوين والبيانات الخاصة بمجموعات الخدمة الميدانية لكل مؤسسة ويتم توزيعها على المهندسين بالمركز ثم يقوم فريق المهندسين بالنزول على الطبيعة لرفع نقاط المواقع وكتابة العناوين بتفصيل ودقة عالية وأخذ صورة فوتوغرافية للمباني، ويقوم فريق المهندسين برفع المعالم الرئيسية والهامة حول كل مجموعة خدمة ميدانية. ويتم تفريغ العناوين والبيانات من قبل المهندسين على برنامج الخرائط الإرشادية، وإدخال العناوين والبيانات الخاصة بمجموعات الخدمة الميدانية في برنامج الشبكة الداخلية للمكتب، ثم يقوم المنسقين بالمركز الرئيسي بطباعة الخرائظ الإرشادية لكل مركز على حدة حسب جهة القدوم (الشميسي) أو (الجموم). وبين المهندس أسرة أن استكمال العملية يكون بقيام منسقي الخرائط بالمراكز بترتيب الخرائط لكل مؤسسة ووضعها في أماكنها الخاصة لكل مجموعة خدمة ميدانية، ثم يقوم منسقي الخرائط بالمركز الرئيسي بالتناوب على استقبال طلبات النقص والاحتياج للخرائط في كل مركز ويتم طباعتها وتغليفها وإرسالها إليهم، ويتم توزيع المهندسين على المراكز بالتناوب للقيام بعملية المتابعة والإسناد وذلك في أوقات الذروة.
