أصدرت وزارة المالية كتابا دوريا بشأن المعالجات المحاسبية للحسابات والصناديق الخاصة، يؤكد ضرورة سرعة تطبيق قرار الحظر النهائي لإصدار الشيكات الحكومية الورقية على جميع الصناديق والحسابات الخاصة وقصر سداد المستحقات المالية المطلوبة من تلك الجهات على إصدار أوامر دفع إلكترونية من خلال منظومة الدفع والتحصيل الإلكتروني فقط. وأكد الكتاب الدوري ضرورة الالتزام بتعليمات عمرو الجارحي، وزير المالية، الخاصة باتباع الصناديق والحسابات، التي ليس لها كود مؤسسي لإجراءات والمعالجات المحاسبية المحددة من الوزارة، فمثلًا عند تحويل مبالغ من حسابات تلك الجهات بالبنك المركزي يتم بموجب خطاب تحويل موجه للبنك المركزي معتمد وموقع بتوقيعي المخول لهم للتعامل على حساب الوحدة الحسابية الرئيسية المراد الصرف منها، وذلك طرف الوحدة الحسابية المركزية. وأشار الكتاب الدوري إلى أن الإجراءات والمعالجات المحاسبية تتضمن أيضا ضرورة مراعاة الصندوق أو الحساب الخاص لآلية الصرف المحددة لهما، بحيث يتم تحرير واعتماد استمارة الصرف عن المبالغ الواجبة الصرف من الحسابات والصناديق الخاصة بمعرفة الإدارة المختصة بالحساب أو الصندوق الخاص مشفوعة بما يؤيدها من مستندات ومعتمدة من رئيس الجهة أو من يفوضه للوحدة الحسابية المسؤولة عنها لإتمام المراجعة، والتأكد من صحة الصرف وطبقا للائحة الحساب أو الصندوق الخاص والقوانين المنظمة للنواحي المالية الحكومية، وكذلك استيفاء استمارة صافى المبالغ المراد صرفها والموضح بها عدد من البيانات، مثل (بيان الصرف – اسم المستفيد – وفرع البنك – رقم الحساب الرقم القومي)، واعتماده من أصحاب التوقيعات وختمه بخاتم شعار الجمهورية أو ختمه بخاتم الحساب والصندوق الخاص حسب الأحوال مع إرفاق كشف معتمد بأسماء المستحقين للصرف. وذكر الكتاب الدوري أنه فيما يتعلق بآلية الصرف بالوحدة الحسابية الرئيسية، فإنه عند ورود الاستمارة الخاصة ومرفق بها نموذج طلب الصرف يتم استيفاؤها وإتمام عملية المراجعة الحسابية، واعتماد ممثل وزارة المالية بالوحدة الحسابية الرئيسية وتسجيلها بالدفاتر المحاسبية، وإصدار أمر الدفع اللازم طبقا للنموذج الوارد من الحساب أو الصندوق الخاص. وأكد الكتاب الدوري أهمية التزام جميع المسؤولين الماليين بالجهاز الإداري للدولة ووحدات الإدارة المحلية والهيئات الخدمية والأجهزة المركزية المستقلة ومديري المديريات والمراقبين الماليين ومديري الحسابات ووكلائهم، بمراعاة هذه التعليمات ودون أي تأخير.
